Sužinokite, kaip teisingai pildyti darbo laiko apskaitos tabelį žingsnis po žingsnio arba automatizuokite procesą su Nurlio.
Tabelio pildymas prasideda nuo pasiruošimo. Pirmas žingsnis - turėti tinkamą tabelio formą su visais reikalingais laukais. Forma turi apimti darbuotojų sąrašą, kalendorines mėnesio dienas ir vietas žymėjimams. Taip pat reikia žinoti, kokie žymėjimai naudojami jūsų įmonėje.
Antrasis žingsnis - paskirti atsakingą asmenį tabelio pildymui. Tai gali būti personalo specialistas, skyriaus vadovas arba kitas darbuotojas, paskirtas darbdavio įsakymu. Pildytojas turi žinoti visus darbuotojus savo atsakomybės srityje ir turėti prieigą prie informacijos apie jų darbo laiką.
Trečiasis žingsnis - nusistatyti pildymo tvarką. Idealiu atveju tabelis pildomas kasdien, fiksuojant kiekvieno darbuotojo darbo valandas. Tai užtikrina duomenų tikslumą ir sumažina klaidų tikimybę. Pildymas mėnesio pabaigoje iš atminties yra blogiausia praktika, nors, deja, vis dar paplitusi.
Kiekvieną darbo dieną tabelio pildytojas turi patikrinti, kurie darbuotojai atvyko į darbą, ir pažymėti jų darbo valandas. Standartinei 8 valandų dienai žymima D8 arba tiesiog 8. Jei darbuotojas dirbo ilgiau - nurodomas faktinis valandų skaičius.
Jei darbuotojas neatvyko į darbą, reikia nustatyti priežastį ir pažymėti atitinkamu kodu: A - atostogos, N - nedarbingumas, K - komandiruotė. Jei priežastis dar nežinoma, langelį galima palikti tuščią ir užpildyti vėliau, kai bus gauta informacija.
Savaitgalio ir švenčių dienomis, kai darbuotojas nedirba, žymimos poilsio dienos (L) arba šventinės dienos (Š). Jei darbuotojas dirba šventinę dieną ar savaitgalį, tai turi būti specialiai pažymėta, nes tokios valandos apmokamos didesniu tarifu.
Mėnesio pabaigoje tabelio pildytojas turi peržiūrėti visą mėnesio tabelį ir patikrinti, ar visi duomenys yra teisingi. Reikia patikrinti, ar nėra tuščių langelių (kiekvienam darbuotojui kiekviena diena turi turėti žymėjimą), ar viršvalandžiai teisingai apskaičiuoti ir ar neatvykimų priežastys nurodytos.
Po peržiūros suskaičiuojamos suvestinės: bendras dirbtų valandų skaičius, viršvalandžiai, atostogų dienos, nedarbingumo dienos. Šios suvestinės turi sutapti su kitais įmonės duomenimis - atostogų prašymais, nedarbingumo pažymėjimais ir pan.
Galutinis tabelis patvirtinamas atsakingo asmens parašu ir perduodamas buhalterijai atlyginimų skaičiavimui. Svarbu, kad tabelis būtų pateiktas laiku - paprastai iki mėnesio paskutinės arba kito mėnesio pirmos darbo dienos.
Nurlio sistema automatizuoja visą aukščiau aprašytą procesą. Vietoj rankinio kasdienio žymėjimo, darbuotojai patys registruoja savo darbo laiką per programėlę. Atostogų ir nedarbingumo prašymai pateikiami per sistemą ir automatiškai atvaizduojami tabelyje.
Mėnesio pabaigoje vadovui belieka peržiūrėti automatiškai sugeneruotą tabelį ir jį patvirtinti. Visi skaičiavimai atliekami automatiškai - viršvalandžiai, naktinio darbo valandos, švenčių dienų darbas. Patvirtintas tabelis gali būti eksportuojamas arba automatiškai perkeltas į buhalterinę sistemą.
Su Nurlio tabelio pildymas iš kelių valandų darbo per mėnesį tampa kelių minučių užduotimi. Tai ne tik sutaupo laiką, bet ir padidina duomenų tikslumą bei sumažina riziką gauti baudas dėl neteisingos darbo laiko apskaitos.
Pirmoji ir dažniausia klaida - tabelio pildymas mėnesio pabaigoje iš atminties. Po kelių savaičių sunku prisiminti, kas konkrečiai vyko kiekvieną dieną. Sprendimas - pildyti kasdien arba naudoti Nurlio, kur darbuotojai patys fiksuoja laiką.
Antroji klaida - neišsamus pildymas, kai kai kurios dienos lieka tuščios arba neatvykimo priežastys nenurodomos. Tai pažeidžia teisės aktų reikalavimus ir gali sukelti problemų patikrinimo metu. Nurlio sistema siunčia priminimus apie neužpildytas dienas.
Idealiu atveju tabelis pildomas kasdien, fiksuojant kiekvieno darbuotojo darbo valandas. Su Nurlio tai vyksta automatiškai - darbuotojai žymi savo laiką per programėlę, ir duomenys iš karto atsiranda tabelyje.
Tabelio pildytojas skiriamas darbdavio įsakymu. Tai gali būti personalo specialistas, skyriaus vadovas ar kitas darbuotojas. Su Nurlio, darbuotojai patys registruoja laiką, o vadovas tik patvirtina mėnesio tabelį.
Nurlio siunčia automatinius priminimus darbuotojams, kurie neužpildė savo darbo laiko. Vadovas taip pat gali matyti, kurie darbuotojai dar nepažymėjo laiko, ir priminti jiems asmeniškai.
Su Nurlio mėnesio tabelio uždarymas užtrunka tik kelias minutes. Vadovas peržiūri automatiškai sugeneruotą tabelį, patikrina duomenis ir patvirtina vienu paspaudimu.
Taip, Nurlio leidžia koreguoti patvirtintą tabelį su atitinkamu komentaru. Visi pakeitimai registruojami istorijoje, todėl visada galite matyti, kas ir kada buvo pakeista.
Pradėkite naudoti Nurlio ir tabelio pildymas taps kelių minučių užduotimi.